Как правильно оформлять подотчетные «задним числом»
Сразу скажем, выдача денег под отчет после их фактического расхода не предусмотрена п. 6.3 Порядка ведения кассовых операций, утвержденным Указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210-У. Поэтому ситуации, когда сотруднику компенсируются расходы, фактически понесенные ранее на приобретение товаров, работ или услуг в интересах организации-работодателя, выдачей средств под отчет не являются, и оформлять их заявкой, авансовым отчетом и расходным кассовым ордером (РКО) нельзя. Однако законодательство предусматривает другие варианты оформления таких операций.
Договор купли-продажи
Самый простой способ — выкупить у сотрудника приобретенный им для организации товар. Оформляется такая операция договором купли-продажи, который заключается с сотрудником от имени организации.
Однако для организации — плательщика НДС эта операция будет менее выгодна, чем прямая покупка в магазине. Ведь по такому договору она не сможет принять к вычету НДС, поскольку приобретает товар у обычного физлица, которое плательщиком НДС не является, налог к уплате не предъявляет и счет-фактуру не оформляет. При этом, чтобы возместить сотруднику реально понесенные им затраты на покупку, цену по договору придется установить с учетом НДС, который работник заплатил в магазине.
Кроме того, выплата по договору купли-продажи образует доход работника, а значит, возникают вопросы, связанные с НДФЛ. Причем в такой ситуации сотрудник имеет право на получение вычета в размере расходов, понесенных на приобретение проданного товара (пп. 1 п. 2 ст. 220 НК РФ). Поэтому удержать налог при выплате организация не сможет, и работнику по окончании года придется самостоятельно отчитаться по этой операции в инспекцию, подав соответствующую налоговую декларацию (пп. 2 п. 1 ст. 228 НК РФ).
С одной стороны, заключение договора купли-продажи — это простой способ компенсировать работнику понесенные им затраты без налоговых рисков, с другой — его заключение влечет дополнительную налоговую нагрузку на самого работника, а в некоторых случаях и на организацию. Применить этот метод можно только к товарам. «Выкупить» у работника приобретенные им для организации работы или услуги таким образом уже не получится. Поэтому на практике данный способ не распространен.
Договор поручения
Факт приобретения физическим лицом каких-либо благ для организации можно оформить не только договором купли-продажи, но и, например, договором поручения. Ведь при толковании договора нужно исходить из действительной воли сторон и сути сложившихся между ними отношений (п. 2 ст. 170 ГК РФ).
В рассматриваемой ситуации воля сторон не направлена на заключение двух сделок купли-продажи (п. 3 ст. 154 ГК РФ): работник не собирается потреблять лично то, что он приобретает, или «перепродавать» работодателю, получая с этого доход. Сотрудник изначально действует как представитель организации и в ее интересах и рассчитывает на возмещение потраченных средств. Это же можно сказать и об организации, которая разрешает физлицу действовать от своего имени при заключении первичного договора и готова компенсировать его затраты в согласованном размере.
ТК РФ не регулирует подобные правоотношения между сотрудником и организацией, они все же в большей степени гражданско-правовые. В соответствии со ст. 971 ГК РФ о договоре поручения одна сторона (поверенный) обязуется совершить от имени и за счет другой стороны (доверителя) определенные юридические действия. Права и обязанности по сделке, совершенной поверенным, возникают непосредственно у доверителя. Заключение договора поручения снимает все те неудобства, которые возникают в случае с договором купли-продажи:
- Поверенный может заключить для доверителя не только договор купли-продажи, но и договор выполнения работ и оказания услуг.
- Если речь все же идет о товаре, то право собственности на него изначально возникает не у работника, а у организации. А значит, для организации продавцом товара, который принес работник, будет уже не физическое лицо, а другая организация или ИП. Соответственно, есть возможность получить правильно оформленный счет-фактуру и поставить НДС к вычету.
- У работника не появляется обязанности по окончании года отчитываться по НДФЛ. Ведь единственные выплаты, которые происходят в рамках нашего договора поручения, — это возмещение понесенных расходов (ст. 975 ГК РФ), а значит, дохода у работника не возникает (ст. 41 НК РФ).
Документов не хватает
Казалось бы, договор поручительства — это идеальный вариант оформления «подотчета постфактум»! Однако между организацией и физлицом нет письменного договора поручения, тогда как ГК РФ требует, чтобы договоры между физлицом и организацией оформлялись в письменной форме вне зависимости от суммы сделки (ст. 161 ГК РФ). Нарушение этого правила не делает договор автоматически недействительным. Это всего лишь лишает стороны права при возникновении судебного спора ссылаться на свидетельские показания (ст. 162 ГК РФ). Но у налоговой на это свой взгляд: ст. 252 НК РФ требует подтверждения расходов документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, в данном случае ст. 161 ГК РФ. Поэтому письменный договор необходим. Получается замкнутый круг, из которого есть два выхода:
- Можно оформлять не договор, а иные письменные документы, сопровождающие сделку и подтверждающие, что работник изначально действует в интересах и по поручению организации, например: служебные или объяснительные записки, а также отчеты работников о произведенных покупках, завизированные руководителем организации. Кроме того, подтверждать отношения поручения могут приказы или распоряжения о выплате компенсации, в которых будет указано, что работник по поручению организации понес расходы и поэтому ему выплачивается компенсация в соответствии со ст. 975 ГК РФ.
- Можно заключить письменный договор уже после того, как работник совершил сделку, и, воспользовавшись правом, данным п. 2 ст. 425 ГК РФ, распространить его действие на отношения, возникшие до момента заключения. Но надо учитывать, что сделка с третьим лицом, которая заключена до вступления в силу посреднического договора, не считается совершенной во исполнение поручения (п. 6 Обзора практики разрешения споров по договору комиссии Приложения к Информационному письму Президиума ВАС РФ от 17.11.2004 № 85). Поэтому, распространяя действие письменного договора на отношения, возникшие до его подписания, нужно обязательно указать, что еще до подписания договора между сторонами существовала соответствующая устная договоренность на совершение конкретных сделок, а настоящим договором стороны лишь формализуют данный факт, как того требует ГК РФ.
Но эти способы не дают стопроцентной гарантии защиты от претензий налоговых органов в отношении включения затрат на покупку в расходы и вычета НДС. Поэтому все же лучше избегать подобных ситуаций и заранее выдать сотрудникам соответствующие доверенности, в которых при необходимости можно установить лимит возмещения понесенных расходов — как разовый, так и в период времени (месяц, квартал, год). Можно совместить оба критерия.
Трудовой договор — без проблем
В заключение заметим, что все вышесказанное актуально именно для ситуации, когда сотрудники заключают договоры в интересах фирмы, приобретая для нее за счет собственных средств те или иные товары, работы или услуги. Когда речь идет о расходах, которые сотрудник несет в рамках трудовых отношений, например, во время командировки приобретает за свои деньги билеты, оплачивает гостиницу и т.п., для оформления компенсации в такой ситуации никаких дополнительных договоров не требуется, хотя и подотчетом это тоже не является. Остановимся на этом моменте чуть подробнее.
Предположим, в связи с экстренностью командировки сотруднику пришлось купить билеты на собственные средства. Также он оплатил гостиницу за три дня проживания. По возвращении необходимо возместить ему расходы на командировку согласно предоставленному отчету и подтверждающим документам. Как правильно это сделать?
Согласно ст. 168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику расходы на проезд, наем жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные), и иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.
Таким образом, возмещение расходов, фактически понесенных работником в связи с командировкой, является безусловной обязанностью работодателя. При этом данные средства не являются выданными работнику под отчет, так как возмещаются фактические затраты. Соответственно, выдаются они не в порядке, предусмотренном п. 6.3 Порядка ведения кассовых операций, а на основании отдельного распоряжения руководителя в порядке, установленном коллективным договором или локальным нормативным актом организации. Причем их перечисление никак не связано с имеющимися у сотрудника «незакрытыми» авансами: даже если таковые имеются, возместить расходы все равно необходимо (ст. 168 ТК РФ).